مدیریت زمان و اولویت بندی کارها
وسنا : شرط اصلی موفقیت در هر تجارتی مدیریت زمان و اولویت بندی در کارها میباشد
پنج سوال کلیدی برای اولویت بندی کردن کارها
برای پنج سال آیندتون طرح ریزی کنید و فکر کنید که دوست دارید کجا باشید. یک تصویر ذهنی از آینده ی ایده آلتون خلق کنید (بهترین آینده ای که می تونید تصور کنید) و بعد در مورد مراحلی که باید طی کنید فکر کنید، همین امروز شروع کنید تا تبدیلش کنید به واقعیت. یادتون باشه که این مهم نیست که از کجا اومده اید. تمام آن چیزی که اهمیت داره اینه که شما دارید کجا میرید.
در مورد چیزهایی که دوست دارید بهشون برسید فکر کنید، این باعث میشه که تمرکز شما روی اهدافتون باشه بجای این که به گذشته تون توجه کنید. بجای این که روی مشکلات تمرکز کنید روی فرصت ها تمرکز کنید. بجای این که به کارهای اشتباه انجام شده و این که چه کسی را باید سرزنش کرد فکر کنید در مورد راه حل ها و این که چه اقدامات خاصی می تونید انجام بدید فکر کنید. همش این سوال را از خودتون بپرسید که:
“از این به بعد می خوام به کجا برسم؟”
همون طور که جان مِی نارد کنیس (John Maynard Keynes) گفته: “ما باید بخش زیادی از افکارمون را به آینده اختصاص بدیم، چرا که آینده آن جایی است که بقیه ی زندگیمان را در آنجا صرف می کنیم.”
در خیلی از شرکت ها، ۸۰% از زمان مدیران ارشد بجای این که صرف فرصت های آینده بشه، صرف مشکلات گذشته می شود. به راه هایی فکر کنید که بتونید چیزهایی که امروز دارید انجام می دید را تغییر بدید، این طوری تمرکز شما روی آینده با آن چیزی که مطلوب شماست همراستا میشه.
برای ۵ سال آینده برنامه ریزی کنید:
Gary Hamel and C.K. Prahalad دو برنامه ریز اقتصادی که کتاب “رقابت برای آینده (Competing for the Future)” را نوشته اند، مدیران و تصمیم گیرندگان را ترغیب می کنند که وقتی دارند برنامه ریزی استراتژیک می کنند، برای چند سال آینده برنامه ریزی کنند. آنها هیئت رئیسه و مجریان طرح را تشویق می کنند که شرکت شما شرکت برتر صنعت خودش در چند سال آینده هست. سپس آنها دقیقاً محصول، خدمات، بازارها، مهارت های خاص، استعدادها و توانایی هایی که آنها برای تبدیل شدن به رهبر صنعت از امروز تا ۵ سال آینده احتیاج خواهند داشت را مشخص می کنند. در نهایت، آنها رهبران کسب و کار را تشویق می کنند که به سرعت پرورش مهارت های هسته ای و شایستگی ای که برای تبدیل شدن به رهبر بازار مورد نیاز هست را در خودشان شروع کنند. شما هم باید همین کارها را بکنید.
روی ۲۰% اول تمرکز کنید:
در اولولیت بندی کردن، ۲۰% اول هر کاری را که انجام میدید جزء ۸۰% ارزش آن کار به حساب میاد. همین که شما کاری را شروع می کنید، ۲۰% اولیه از وقتی که برای برنامه ریزی و سازماندهی منابع لازم جهت تمام کردن آن کار صرف می کنید معمولا جزء ۸۰% موفقیت شما به حساب میاد. در تنظیم کردن اولویت ها، همیشه روی ۲۰% اولیه ی کارها تمرکز کنید. ادامه اش بدید و تمامش کنید. همین که ۲۰% اول تموم بشه، انگار ۸۰% بقیه خیلی روان و نرم حرکت می کنه.
اگه قصد دارید چیزی بفروشید، رسیدن به قرار ملاقات اولیه، یعنی جایی که شما با خریدار چهره به چهره می شید، ۲۰% اول معامله است؛ درحالی که این برخورد ارزش ۸۰%فرآیند فروش را دارد. معرفی، بستن قرارداد فروش، اقدامات بعدی، تحویل دادن محصول یا خدمات، و مانند این ها، همه و همه نشان دهنده ی ۸۰% مابقی کار هستند که فقط به اندازه ی ۲۰% کار، ارزش دارند.
اولویت بندی امور
چیزهای کوچیک را فراموش کنید:
وقتی دارید اولویت بندی می کنید، هرگز تسلیم این وسوسه نشید که “بذار اول چیزای کوچیک را حل کنم بعد میرم سراغ چیزای مهم.” هیچ وقت از اولویت های کوچیک شروع نکنید تا این که کم کم به کارهای مهم و اصلی برسید. به خودتون اجازه ندید که گرفتار فعالیت های کم اهمیت بشید. اصل را فدای فرع نکنید. همون طور که ونگوگ گفته: “چیزهایی که بیشتر اهمیت دارند، نباید دستخوش (وابسته به) چیزهایی که کمتر اهمیت دارند بشوند.”
تمایل ذاتی بشر اینه که از قانون مقاومت و سختی کمتر پیروی کنه. در مدیریت زمان و کارهای شخصی، یعنی این که ما یک گرایش ذاتی به شروع کردن وظایف کوچک داریم، فکر می کنیم که همین که گرم شدیم، می تونیم بریم سراغ کارهای بزرگتر و بهره وری خودمون را افزایش بدیم.
این اون چیزیه که من فهمیدم. وقتی که شما با وظایف کوچیک شروع می کنید، این وظایف مثل خرگوش ها در فصل بهار شروع می کنند به زیاد شدن. وقتی شما شروع می کنید به انجام دادن وظایف کوچیک، به سمت وظایف کوچک بیشتری جذب می شوید که روش کار کنید و در نهایت شما هیچ بهره وری ای افزایش نداده اید. هرچه بیشتر و سخت تر کار می کنید، وظایف بیشتری به وجود می آیند. در آخر روز، از پا در می آیید درحالی که هیچ کار ارزشمندی انجام نداده اید. پس با مهمترین کارتون شروع کنید.
حالا ۵ سوال کلیدی برای تنظیم کردن اولویت ها وجود داره:
این ها سوالاتی هستند که شما می تونید بطور مدوام از خودتان بپرسید تا مطمئن بشید که دارید براساس اولویت های اصلی خودتون کار می کنید و به بیشترین حد توانتون دست پیدا کنید.
۱- من دارم از چه کاری پول در میارم؟ (یا برای انجام دادن چه کاری حقوق می گیرم؟)
از خودتون بپرسید که آیا واقعاً این کاری که الآن دارم انجام می دهم مهمترین کاریه که بخاطرش استخدام شدم؟ (یا مهم ترین کاریه که برای رسیدن به هدفم می تونم انجام بدم؟)
اگه رئیستون نشسته بود و شما را نگاه می کرد، چه کار متفاوتی نسبت به این کاری که در حال حاضر دارید انجام می دادید، انجام می دادید؟
برای این کار یک تمرین وجود داره. لیستی از تمام چیزایی که فکر می کنید بخاطرش استخدام شدید تا انجام بدید تهیه کنید و ببریدش پیش رئیستون. از رئیستون بخواهید که این لیست کارها را بر اساس اولویت برای شما مرتب کنه. ازش بخواهید که بگه چه کاری مهم ترین و چه کاری کم اهمیت ترین است. از این لحظه به بعد به طور مصمم و با اراده روی آن وظایفی که رئیستون مهمتر می دونه کار کنید.
۲- با ارزش ترین کارهایی که من می کنم چه کارهایی هستند؟
یادتون باشه که فقط ۳ مورد هست که شما انجام میدید و به عنوان باارزش ترین کارهای شما بحساب می آیند. کدام فعالیت های شما بیشترین ارزش را برای شرکت شما داره؟ اگه مطمئن نیستید، از افرادی که اطرافتون هستند بپرسید. هرکسی مهمترین کارهایی که بقیه باید انجام بدهند را میدونه.
۳- حد و حدود نتایج اصلی کار من چی هست؟
مخصوص ترین نتایجی که باید بهش برسید تا بتونید بگید کار خودتون را به بهترین شکل ممکن انجام دادید چه چیزایی هستند؟ از بین همه ی نتایج کدامشان مهمتر هستند؟
۴- چه کارهایی را من (و فقط من) می تونم انجام بدم که اگه خوب انجام بشه واقعاً یک تفاوت واقعی ایجاد می کنه؟
اون چه کاری هست که فقط شما می تونید انجامش بدید و اگه در هر ساعتی اونو خوب انجام بدید یک کمک قابل توجهی به کسب و کار شما می کنه؟ این چیزی هست که هیچ کس دیگه ای نمیتونه برای شما انجامش بده. اگه شما انجامش ندید، انجام نخواهد شد. انجام دادن این وظیفه، خوب انجام دادنش و بدون معطلی انجام دادنش می تونه تأثیر مهمی روی خدمتی (کاری) که شما انجام میدید داشته باشه.
۵- باارزش ترین استفاده ای که در حال حاضر میتونم از زمانم بکنم چه استفاده ای هست؟
این سوال کلیدی مدیریت زمان هست. برنامه ریزی برای زمان و مهارت مدیریت در این راستاست که به شما کمک کنه تا در هر لحظه ای از روز، جواب درست این سوال را بگیرید. باارزش ترین استفاده ای که الآن از وقتتون می تونید بکنید چیه؟
منبع : وبلاگ برایان تریسی
برگرفته از سایت مدیران آنلاین
